Privacyverklaring accountantskantoor Van Oort en de Wit
1. Wie is Maatschap accountantskantoor Van Oort en de Wit?
Maatschap accountantskantoor Van Oort en de Wit is gevestigd en kantoorhoudende te Volkel en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 17261889.
Maatschap accountantskantoor Van Oort en de Wit (hierna: ‘Van Oort en de Wit’) heeft dit privacybeleid opgesteld omdat wij ons ervan bewust zijn dat u vertrouwen in ons stelt en wij daarom veel waarde hechten aan de bescherming van persoonlijke gegevens van klanten, werknemers, relaties en bezoekers van onze website. Wij zorgen dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
In deze privacyverklaring leest u hoe wij omgaan met uw privacy. Wij informeren u waarom wij bepaalde gegevens verzamelen, welke gegevens dit zijn en wat wij doen met de (persoons)gegevens die wij verzamelen en over de wijze waarop u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Wij houden ons aan de wettelijke voorschriften met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor welk doel verzamelt Van Oort en de Wit uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens omdat dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan het samenstellen van jaarrekeningen, het beoordelen of controleren van jaarrekeningen, financiële- fiscale- en juridische advisering, salarisadministratie, belastingaangiften, estate planning etc. Sommige persoonsgegevens verwerken we omdat we hiertoe op grond van de wet verplicht zijn. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Communicatie met degene die persoonsgegevens verstrekt.
– Het aanbieden en uitvoeren van onze diensten
– Relatiebeheer
– Marketing- en managementdoeleinden
– Sollicitatieprocedures
De verwerking van uw persoonsgegevens zal plaatsvinden op grond van toestemming, of op grond van een gerechtvaardigd belang van Van Oort en de Wit.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verwerken de persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten te kunnen verlenen. Sommige aanvullende gegevens zijn wenselijk om te verstrekken, omdat we u met behulp van deze gegevens beter van dienst kunnen zijn. Sommige gegevens moeten we op grond van een wet verwerken. Van potentiele relaties blijven de gegevens die wij verzamelen beperkt tot n.a.w. gegevens, een persoonlijk e-mailadres en een telefoonnummer. Wanneer u klant bij ons bent vereist de wet dat wij aanvullend klantonderzoek doen en meer informatie vastleggen.
Wij verwerken de navolgende persoonsgegevens wanneer u klant bij ons bent:
– NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens.
– Geboortegegevens, leeftijd en geslacht.
– Uw nationaliteit, uw BSN-nummer, ID bewijs en bankrekeningnummer.
– Persoonsgegevens van uw werknemers indien wij de salarisadministratie verzorgen. Daar waar nodig zullen wij werken met een verwerkersovereenkomst.
Wanneer u als medewerker binnen het Van Oort en de Wit team gaat werken:
– Gegevens omtrent sollicitatie zoals CV, werkervaring, referenties, getuigschriften etc.
– Uw nationaliteit, uw BSN-nummer, ID bewijs.
– Gegevens die nodig zijn voor de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens vanaf het moment dat u zich bij ons aanmeldt omdat u gebruik wenst te maken van onze dienstverlening. Het is daarnaast mogelijk dat we uw persoonsgegevens verzamelen wanneer we deze hebben gevonden op publieke middelen waarop u uw gegevens heeft geplaatst. Indien we de indruk krijgen dat u geïnteresseerd zou kunnen zijn in onze dienstverlening, zullen we u mogelijk benaderen om te polsen of u interesse heeft in onze dienstverlening. Wanneer u geen interesse heeft en niet meer door ons benaderd wil worden, zullen we uw verzoek inwilligen. We verwerken in dat geval uw gegevens om ervoor te zorgen dat u niet opnieuw door ons wordt benaderd.
Wat doen we met persoonsgegevens als u heeft gesolliciteerd bij ons?
Als u solliciteert bij Van Oort en de Wit dan slaan we een aantal gegevens van u op, zoals: uw naam, geslacht, contactgegevens en de gegevens die u ons verstrekt hebt via uw sollicitatiebrief en CV. We gebruiken deze gegevens om te beoordelen of u een geschikte kandidaat bent, om u aanvullend te infomeren over de functie of over de onze accountantsorganisatie of om praktische zaken met u te bepreken. Denk aan het plannen van een sollicitatiegesprek of voor het inwinnen van nadere informatie over u of uw sollicitatie. Het kan ook zijn dat we uw contactgegevens doorgeven aan een extern bureau in het geval we een assessment willen laten uitvoeren.
Hoe lang bewaren we uw gegevens welke zijn verstrekt bij de sollicitatie?
Als u niet wordt aangenomen, wissen wij uw gegevens binnen vier weken na het vervullen van de functie. Wel kunnen we u vragen of we uw gegevens mogen bewaren voor toekomstige vacatures. Als u hiervoor toestemming geeft bewaren we uw gegevens maximaal één jaar. Als u wel wordt aangenomen, bewaren we uw sollicitatiegegevens bij uw arbeidsovereenkomst en bij de andere gegevens die u ons verstrekt voorafgaand aan of bij uw indiensttreding. Uw CV en sollicitatiebrief worden twee jaar na uitdiensttreding vernietigd, tenzij er een noodzaak voor ons bestaat om die gegevens langer te bewaren. In alle gevallen worden uw gegevens strikt vertrouwelijk behandeld.
Delen wij uw persoonsgegevens met derden?
We zullen de door u verstrekte persoonlijke informatie nooit doorverkopen, verhuren of op andere wijze gegevens verstrekken aan derden. Met uitzondering van derden die door ons worden ingeschakeld, of wanneer dit voor de uitvoering van onze dienstverlening noodzakelijk is, of wanneer wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben, of wanneer we hiertoe op grond van de wet verplicht zijn of daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak. De derden aan wie we de persoonsgegevens doorgeven zijn onze opdrachtnemers zoals aanbieders van online boekhouden, salarisverwerking en fiscale aangiftesoftware, nieuwsbrieven en andere zakelijke relaties.
Hyperlinks van derden
De website kan hyperlinks bevatten waarmee u de omgeving van Van Oort en de Wit verlaat en op de website van een andere partij terecht komt. Van Oort en de Wit heeft geen zeggenschap over diensten en/of websites van derden waarnaar wordt gelinkt. Het kan dus zo zijn dat ten aanzien van deze diensten en/of websites van derden een ander privacy statement van toepassing is. Dit privacybeleid heeft alleen betrekking op (persoons)gegevens die door Van Oort en de Wit worden verwerkt. Van Oort en de Wit accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Van Oort en de Wit zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Van Oort en de Wit bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Uw gegevens worden niet langer dan een twee jaar bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt.
Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen?
Uw gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers of die van een derde partij (Backup).
Op welke wijze wordt uw persoonlijke informatie beschermd?
Van Oort en de Wit neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Wij hebben passende technische, organisatorische en administratieve maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Van Oort en de Wit verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met info@vanoortendewit.nl
Technische informatie en cookies
Wij kunnen gebruik maken op de website van webstatistieken cookies. Wij zijn uiteraard geïnteresseerd in gegevens over de doeltreffendheid van onze website (aantal bezoekers, aantal bezoekers per afzonderlijke pagina). Hiertoe registreren wij uw IP-adres en domeinnaam. Om de faciliteiten en functies aan te passen aan de apparatuur van gebruikers, wordt bijgehouden met welk type browser onze site wordt benaderd. Cookies geven ons inzicht in het gebruik van de Van Oort en de Wit website en stelt ons in staat om informatie op de website nog beter af te stemmen op de behoeften van bezoekers. De gegevens worden anoniem verzameld en voor geen ander doel gebruikt dan voor verbetering van de website. Een Cookie registreert geen persoonlijke gegevens die naar u als persoon zijn te herleiden. Indien we met behulp van cookies persoonsgegevens verzamelen, worden die verwerkt volgens bepalingen in ons privacybeleid.
Geheimhouding
Van Oort en de Wit gaat vertrouwelijk om met de door u verstrekte persoonsgegevens. De medewerkers van Van Oort en de Wit die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behalve als wet- of regelgeving hen verplicht tot het doen van mededelingen.
Inzage en correctie van uw gegevens en overige rechten
Van Oort en de Wit kan op verzoek een overzicht verstrekken van uw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn. U kunt een verzoek tot inzage, wijziging, beperking of verwijdering van uw persoonsgegevens indienen per email op info@vanoortendewit.nl. Wij zullen uw verzoek dan zo spoedig mogelijk in behandeling nemen en binnen vier (4) weken reageren op uw inzageverzoek. Als u veranderingen wilt aanbrengen in de gegevens die u heeft gezien naar aanleiding van uw inzageverzoek, kunt u een verzoek hiertoe doen bij info@vanoortendewit.nl. U kunt verzoeken dat Van Oort en de Wit uw gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt. Wij zullen binnen vier weken reageren op uw verzoek. Indien wij uw verzoek afwijzen zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek om de gegevens aan te passen wordt afgewezen. De hieraan verbonden kosten kunnen in rekening worden gebracht.
U heeft tevens het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en leesbare vorm te verkrijgen en over te dragen. Dit verzoek kan verstuurd worden naar info@vanoortendewit.nl.
Indien u het niet eens bent met een bepaalde verwerking van uw gegevens, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking via het versturen van een e-mail naar info@vanoortendewit.nl. We zullen na ontvangst van uw e-mail zo spoedig mogelijk, reageren op uw bezwaar. Tevens heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van persoonsgegevens door Van Oort en de Wit.
Bij vragen of opmerkingen over ons privacy beleid kunt u contact met ons opnemen via info@vanoortendewit.nl.
Afwijkende bepalingen voor bepaalde natuurlijke personen
Voor persoonlijke gegevens van leads en prospects hanteren wij de regel dat we eens per twee jaar alle persoonlijke gegevens verwijderen die al langer dan twee jaar door ons worden verwerkt met het doel een opdracht tot dienstverlening te kunnen sluiten. Dit tenzij met de betrokken persoon een vervolgafspraak is overeengekomen en/of is vastgelegd waaruit blijkt dat we nog twee jaar door kunnen gaan met verwerken. Voor persoonlijke gegevens van medewerkers, stagiaires, inleners, uitzendkrachten of zzp-ers bij ons geldt hetzelfde als voor klanten met dien verstande dat in plaats van de opdracht tot dienstverlening moet worden gelezen de arbeidsovereenkomst, de stage-overeenkomst, de inleenovereenkomst, de uitzendovereenkomst of de managementovereenkomst.
Wijzigingen privacy beleid
Dit Privacybeleid kan door Van Oort en de Wit van tijd tot tijd veranderd worden, indien er nieuwe ontwikkelingen plaatsvinden en/of zij dit nodig acht. Versie 3 Deze pagina is voor het laatst aangepast op 8 oktober 2018
